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文件销毁:数码复印机的秘密和数据泄露风险

你对复印机的了解有多少?这些机器以前采用的是模拟拷贝技术,也就是通过机器内置的一面镜子,将文件的图像拷贝到硒鼓上,然后再静电作用下,墨粉会形成硒鼓上的图像。这种设备不会存储用户的文件,复印完成了,用户的原始文件被拿走了,不会留下什么隐私痕迹。这种模式下,谈文件销毁是没有任何意义的。到了2002年左右,数码复印机上市,一开始和模拟复印机相比,它们非常昂贵。但是随着技术越来越普及,数码复印机变得越来越便宜,数码复印机内置了一个硬盘,能将文件扫描保存在硬盘中,然后用激光打印出保存的图像文件。现在复印机已经演化成一台多功能机。在办公环境中提供集中式的文件管理,分发和生成服务。除了复印功能外,一台典型的多功能机,还能打印扫描文件,发送电子邮件和传真。





数码复印机无处不在,这也意味着如今几乎每台复印机都有一个硬盘,其实和自己用的电脑是一样的,可以保存机器复印和扫描的每个文件的图像,但是大部分人不知道这个事情。复印机里装满了高度敏感的个人数据,比如身份证号码,银行流水单,所得税表格等对于那些搜索个人数据的人来说,这简直就是一个金矿。了解了复印机的技术原理后,你就知道每次用数码复印机复印打印扫描,或者传真一份文件时,都会有一份该文件的副本存放在复印机的硬盘里,因此当公司不再拥有这台复印机时,应该安全的删除销毁复印机硬盘上的数据。负责任的公司有满足数据安全保护法的要求,保护组织拥有或者控制的个人数据。个人数据泄露的方式有:

打印机或者复印机上有没收好的打印件或者复印件扫描仪或者打印机里留有原始文件不想要的打印件被扔进了废纸篓已经打印了个人数据的纸张被循环使用带有电子邮件功能和召回功能的不安全的复印机除了要避免上面的错误操作,负责采购的员工应该采取安全措施,以确保数码复印机里硬盘上的数据的安全。当复印机或打印复印一体机不再使用的时候,你如果想淘汰这台机器,务必把硬盘拆下来销毁掉其中的数据文件。


IT 经理们已经熟知,在处置电脑资产的时候要先销毁硬盘数据,复印机上的硬盘文件销毁往往被忽视。复印机上的硬盘更可能含有大量隐私数据和文件,比如 ID 照片文件、护照文件、婚姻登记房产登记文件和交易文件,属于隐私密集型的存储介质。如果不销毁复印机上硬盘文件,将给公司的声誉和品牌埋下巨大的隐患。一旦文件数据泄露,可能招致隐私诉讼和巨额赔偿,品牌将蒙受巨大损失。


如果复印机是租来的,租赁或者采购合同中应该要求硬盘加密并采用重写保护技术。租赁合同中也要约定复印机的销毁流程,在租赁到期时,要求出租方移除硬盘,并加以销毁。这些不是建议,而是【数据安全法】和【个人信息保护法】的要求。总之,不管是购买的,还是租赁的复印机,及时销毁硬盘上文件数据是值得被推广的好习惯。好的习惯成就好的员工,优秀的员工成就优秀的企业。

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