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令企业头疼的文件管理问题,数据安全法下的文件销毁

这是个让企业头疼的问题。如果公司印的宣传彩页有剩下的,一般情况下都会放在仓库里找个角落囤积,时间久了,这些彩页就成了名副其实的"库存"了。如果这些宣传彩页上有些客户信息之类的敏感信息,那就会变得有点棘手。




大部分公司会选择把这些剩下的彩页卖给废品回收公司,这样既可以得到一点小钱,又能节省仓库空间,一举两得嘛!至于废品回收公司怎么处理这些废纸,就没人会去多管闲事了,只要它们不影响到公司的运营和客户的利益就行了。



而那些存放了10年前的客户采购订单,这些可都是公司的"历史遗迹"了。一般情况下,这些订单可能因为年代久远,很多信息已经不准确或者根本就没用了。但是万一哪天突然被翻出来,还是有些头疼的。所以最好定期清理这些老订单,确保公司的数据库里不会有太多冗余的信息。


公司对存放10年的客户采购订单,一般会进行以下处理:


1. 销毁处理:将订单信息进行销毁或删除,确保隐私信息安全。


2. 保留备忘录:如果公司需要保留这些订单信息作为历史记录或备忘录,则可以将这些信息进行加密或安全存储,并确保访问权限受到限制,避免信息泄露和不当使用。




不过在中国,大家对隐私保护的意识确实比较薄弱。很多人觉得只要不泄露自己的隐私信息就没事了,但其实垃圾短信、电话骚扰等问题依然很普遍。而且很多公司也不太重视隐私保护,毕竟如果重视的话就要投入很多资金去销毁信息、加强防护措施,而如果不重视也不会被惩罚。




事实上,现在世界各地都在加强隐私保护的立法工作。比如欧盟就出台了"通用数据保护条例",号称史上最严的隐私数据保护条例;加州也响应号召出台了类似GDPR的条例;日本、巴西、印度也都在行动起来了!GDPR里面有一条叫用户拥有被遗忘权,也就是说公民有权要求一家公司删除关于自己的隐私信息。如果公民根据被遗忘权提出了删除隐私信息的请求,而公司却没有响应或者不能提供有力的证据来证明自己已经销毁了该客户的数据,那客户就可以向欧盟GDPR管理当局投诉,该公司将会被认定为违反了GDPR条例而受到惩罚,罚款额度为违规公司全球营业额的4%,这可不是闹着玩的!所以像GDPR这样的隐私保护立法产生的威慑力和约束力之下,欧美公司都非常重视隐私保护!


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